Agata Jankowiak z PicaPica.pl o tym, co oprócz artykułów i zdjęć może oferować bloger

Bloger jako organizator eventów? Czemu nie? Pamiętaj, że partnerzy, z którymi chcesz nawiązać komercyjną współpracę oczekują szumu wokół swojej marki. Ten szum możesz wygenerować nie tylko przez napisanie artykułu (zresztą, na tym polu masz dość sporą konkurencję – wszyscy blogerzy to robią), także przez oryginalne pomysły na promocję. A jednym z nich jest dobrze zorganizowany event. Jak się za to zabrać? Poprosiłem Agatę Jankowiak z blogu Pica Pica, żeby podzieliła się wiedzą z organizacji pierwszych urodzin ich blogu – bo była to zacna impreza, na którą zdobyła partnerów.

Jak znaleźć sponsorów na urodziny blogu za 80 tys.? Czyli o dawaniu wartości i organizowaniu eventów.

Znasz historię Łukasza Jakóbiaka o tym jak zaprosił Lady Gagę do swojej kawalerki? Pierwsze podejście zrobił podczas koncertu w Polsce.  Transparent na kulach ortopedycznych, balony z helem z informacją „CALL + 48 6…” Niestety, nie zwrócił uwagi artystki więc znalazł sponsorów i poleciał do Stanów. Na koncert udało mu się wnieść materac okryty poszewką pościelową robiący za transparent, balony z przyczepionym zdjęciem i ogromny dmuchany prezent z czerwona wstążką i listem, który dotarł aż na scenę. Lady Gaga zainteresowała się dmuchanym prezentem. Jej występy to widowisko więc nawet na nim usiadła a potem oddała w ręce fanów. Koncert się skończył. Łukasz długo wyczekiwał za sceną w miejscu gdzie będzie wyjeżdżała. I stało się. Samochód się zatrzymał. Gaga zaprosiła go do auta i zrobili dwa zdjęcia.

Zrób dobry plan

Z powyższej opowieści wynika, że nie ma rzeczy niemożliwych. Kreatywne i pełne radości podejście do spełniania marzeń czy organizacji wymarzonego eventu jest bardzo ważne. Jednak zanim pójdziesz do sponsora czy wyślesz ofertę mailem, zrób dobry plan.

Tworząc 1. urodziny Pica Pica miałyśmy niezłego stracha, że coś może nie wypalić, że nikt nie przyjdzie, przecież chyba przed nami nikt tego jeszcze w blogosferze nie robił. Ale… odważyłyśmy się, bo stoimy murem za naszymi pomysłami i miejscem w sieci. Zakasałyśmy rękawy, postarałyśmy się o świetnych partnerów i zaczęłyśmy pracować nad organizacją. Opowiem Ci teraz jakie pytania zadałam sobie wraz z zespołem. Są uniwersalne warto o nich pomyśleć niezależnie od skali eventu, który chcesz zorganizować.

  • data i planowany czas imprezy – sprawdź, czy nie ma konkurencyjnych wydarzeń w mieście i wybierz taki termin, w którym goście i media będą mogli się pojawić;
  • miejsce imprezy – zaskocz swoich gości i nie wybieraj modnej, ale oklepanej miejscówki. Jako miejsce urodzin wybrałam PURO Hotel w Poznaniu z czaderskim wnętrzem, okraszonym nowoczesnym wzornictwem i wyselekcjonowanymi dziełami sztuki i dekoracjami. Ale nie poprzestaliśmy na standardowym wystroju. Schowaliśmy meble z lobby, dodaliśmy brokatowy mapping WOOOM, ogródek ozdobiliśmy piwoniami i ustawiliśmy piękne zdjęcia Sroki Katarzyny. Wnętrze samo robiło robotę.
  • ilość gości 3 ważne rzeczy: ile osób pomieści się w miejscu, ile wysłać zaproszeń, na ile osób przygotować catering z napojami i gift packi? Gdy już odpowiesz sobie, ile osób wejdzie do wybranego przez Ciebie lokalu, sporządź własną listę i uwzględnij w niej pulę zaproszeń dla partnerów. Zaproszeń możesz wysłać więcej. Wśród Twoich gości na pewno są Ci, którzy nie przyjadą a trzeba ich zaprosić. Nie pogub się w ilości i koniecznie na zaproszeniu podaj RSVP i poproś o potwierdzenie przybycia. Niektórzy do ostatniego momentu nie potwierdzą obecności, będą i tacy, którzy na event nie nie wezmą zaproszenia, dlatego koniecznie listę zaproszonych osób zostaw przy wejściu. Odnośnie cateringu – nie musisz przygotowywać jedzenia jak na wesele. Twoi goście nie przychodzą się objeść! Przygotuj budżet menu na jedzenie oraz napoje – softy i alkohol na 1 osobę. Jeśli partner będzie chciał rozdawać gościom prezenty, ich ilość też będzie wynikała z listy gości, którzy potwierdzili obecność.
  • organizacja cateringu Jeśli organizujesz event w klubie czy hotelu, negocjuj cenę za catering na miejscu. Zewnętrzny catering może się wydawać tańszy, ale opłaty za korkowe, dodatkową obsługę i naczynia mogą wyjść drożej, plus nie wolno zapomnieć o dodatkowej pracy dla Ciebie. Policz to wszystko dokładnie i… negocjuj. My zdałyśmy się na PURO i to była świetna decyzja. Jedzenie było pyszne obsługa na poziomie.
  • charakter wydarzenia Całą oprawę i scenografię imprezy przygotowujesz pod konkretny pomysł, bo to on „sprzedaje”. Słowem: impreza powinna mieć „temat przewodni”. Dzięki temu nie będzie to kolejny spęd z drinkami. Na zaproszeniu podpowiadasz gościom, czego się mają spodziewać i jak ubrać.
  • pomysły Pobudź swoją wyobraźnię! Ja spotykam się z całym zespołem i tworzę przynajmniej 2 scenariusze imprezy. Jeden przy założeniu braku ograniczeń budżetowych – interaktywny mapping, goście przylatujący helikopterem i kangury tańczące wokół fontanny 😉 Dlaczego tak? Bo w trakcie intensywnej burzy mózgów w grupie, tworzą się kapitalne pomysły. Potem możesz ze spokojem je przesiać przez grube sito i podzielić, na te które wykorzystasz teraz, te które są boskie, ale niestety hajs by się nie zgadzał i te, które będą super pomysłem na przyszłość. Po tym łatwiej będzie Ci stworzyć doskonały event błyszczący profesjonalną organizacją i atrakcjami. Pamiętaj, że kiedy idziesz do partnerów i sponsorów, oni płacą na początku za pomysł, dobre wyobrażenie tej imprezy, dopiero potem za jej sprawne zorganizowanie. Oczywiście, jeśli obiecasz jedno a dostarczysz zupełnie coś innego, masz problem. Dlatego potrzebny Ci…
  • plan. Stwórz sobie bardzo szczegółowy scenariusz prac przewidując wszystkie detale: przed, w trakcie i po evencie. Miałam taka sytuację: impreza się przedłużyła a hostessy odpowiedzialne za szatnię poszły już do domu. Rzeczy gości zostały bez opieki. Jakie mogły być konsekwencje? Dla gości przestało być ważne, że każdy punkt programu był zorganizowany perfekcyjnie. Gość ma w pamięci tylko tę głupią szatnię. Co zrobiłam? Zakasałam rękawy i wraz z innymi organizatorami wcieliliśmy się w rolę szatniarzy.
  • ludzie Są najważniejsi. Każda osoba z ekipy organizacyjnej – od pana ochroniarza po dyrektora miejsca, które wynajmujesz – jest bardzo ważna. To oni są Twoją wizytówką! Dlatego dobierz do poszczególnych funkcji osoby, które mają umiejętności i doświadczenie. Nie dobieraj przyjaciół i znajomych! Kiedy coś się sypnie, gości nie będzie obchodzić, że pijany parkingowy to Twój przyjaciel z podstawówki. Zaoszczędzisz sobie niepotrzebnego stresu i z większym spokojem będziesz robić swoje. Co jeszcze jest  istotne? Drobne gesty, dbanie o ludzi. Gdy jest upał – podrzuć im wodę lub sok, w porze obiadowej nakarm dobrym obiadem. Atmosfera i komunikacja w zespole jest bardzo ważna. Pamiętaj, że eventowiec nie idzie spać po imprezie tylko zostaje do końca, aż nie będzie posprzątane. Do tego potrzebujesz ludzi. 😉
  • wycena Oblicz dokładnie, ile będziesz potrzebować pieniędzy na organizację (pamiętaj też o zapasowym budżecie na fuckupy!). Dzięki temu będziesz wiedzieć, o jakiej kasie rozmawiać z partnerami.

Tworzymy ofertę

Oferta sponsorska powinna przewidywać potrzeby sponsora i jednocześnie być dostosowana do Twojego projektu. Twój sponsor chce dzięki imprezie skutecznie dotrzeć z komunikatem marketingowym do uczestników i zaistnieć w mediach, które załatwisz. Nie łudź się, że ktoś zapłaci Ci dużą kasę tylko dlatego, że tyle kosztuje organizacja eventu. Dla partnera najważniejsze będą korzyści i pewność, że impreza, na którą przekaże pieniądze, na pewno się odbędzie i zakończy sukcesem. Wtedy potraktuje to jak inwestycję. Jeśli wszystko zrobisz dobrze, możesz na niego liczyć przy kolejnych inicjatywach, które będziesz organizować.

Dobra oferta sponsorska powinna być prosta i rzeczowa. Powinna zawierać informacje o:

  • Twoim projekcie (i jak on się wpisuje w plan promocji sponsora, do którego idziesz) – ludzie muszą wiedzieć, że nie sprzedajesz tego samego każdemu!
  • Twojej publiczności –  kto przyjdzie? Dlaczego sponsor powinien być zainteresowany akurat tymi ludźmi? Bo będzie ich dużo, bo będą ważni, bo trudno dotrzeć do nich standardowymi kanałami?
  • Twoich możliwościach PR-owych i marketingowych – Twój sponsor pewnie sam też próbuje PR-u. Dlaczego miałby zatrudnić akurat Ciebie? Masz jakieś potwierdzone kontakty? Możesz coś obiecać?
  • Korzyściach dla sponsora – punkt, który trzeba najbardziej przemyśleć. Bo finalnie sponsor zadaje sobie pytanie: co ja z tego będę miał? Do sprzedania masz wiele: miejsce na zaproszeniach, logo na ściance, czy kreatywne działanie podczas eventu we współpracy ze sponsorem (warsztaty). Pamiętaj, że Twój event jest wyjątkowy – z powodów, które wpisałeś wyżej. Dlatego nie schodź do pozycji żebraka i nie sprzedaj się w całości.
  • Kosztach sponsora – wbrew pozorom, najłatwiejsza do „sprzedania” część, jeśli sponsor widzi korzyści wyżej. Czy jest inny sposób na osiągniecie tego samego rezultatu (może byłoby łatwiej zdobyć partnera, który w ramach współpracy przekazałby dobra lub usługi, a nie pieniądze)? Miej świadomość, że Twojego sponsora będzie interesował nie tyle sposób, w jaki wydasz zainwestowane przez niego pieniądze, ale to, jakie korzyści będziesz mu w stanie zagwarantować.

Jeśli podejrzewasz, że jeden sponsor nie jest w stanie wyłożyć pieniędzy na całość (ale z drugiej strony nie wiesz, ile mogą przeznaczyć) – stwórz pakiety sponsorskie, które różnią się korzyściami oraz kosztami. I pozwól im samym wybrać.

Pukam do sponsora

Znasz teorie o sześciu stopniach oddzielenia? Podobno tylko sześć uścisków dłoni dzieli nas od dowolnej osoby na świecie. Znalazłeś firmy, do których chcesz wysłać ofertę? Z doświadczenia wiem, że te wysyłane mailem na skrzynkę firmową zazwyczaj przepadają jak w szafie prowadzącej do Narnii. Postaraj się więc o bezpośredni kontakt do dyrektora albo jego sekretarki – pogłówkuj! Często wiele kontaktów zdobędziesz na LinkedIn. Jak dorwiesz kontakt, zaskocz osobę pisząc niestandardowego maila, ale nie bądź nadgorliwy i nie wysyłaj oferty w piątek popołudniu i nie dzwoń do Prezesa firmy po godzinach pracy i w weekend, bo prawdopodobnie już nigdy nie odbierze od Ciebie telefonu.

Wybierając  się do sponsora bądź uzbrojony w 2 rzeczy – wiedzę i dobrze przygotowaną prezentację. Jeśli chodzi o ubiór: zrób mały wywiad na temat kultury danej organizacji. W bardziej kreatywnych branżach garnitur „spod igły” wcale nie jest najlepszym pomysłem. Gdy już wejdziesz, zapomnij o stresie. Wiem, to łatwo powiedzieć, ale… To Twoje 5 minut, wyobraź sobie że po drugiej stronie siedzi dobry znajomy i… zaraź go swoim pomysłem. Bo wierzysz w swój pomysł, prawda? Jest kapitalny, przygotowujesz go od kilku miesięcy, dlatego aż tryskasz entuzjzmem. Super! No to teraz żeby sprzedać projekt pomoże Ci dobrze przygotowana prezentacja.

Co zamieścić w prezentacji?

Pochwal się projektem zaproszeń i ścianki zaznaczając, gdzie będzie umieszczone logo sponsora. Zobrazuj miejsce, w którym będzie organizowana impreza. Najlepiej sprawdza się wizualizacja przed (pomieszczenie w stanie aktualnym) i po: pokazujesz, jak będzie wyglądać impreza, gdzie będą balony, gdzie ścianka, gdzie scena a gdzie stół z przekąskami. Jeśli organizowałeś inne eventy, pokaż film i zdjęcia oraz relacje z mediów.

I jeszcze jedno: XXI wiek to wysyp technologii, ale czasami prezesi (jeśli uda Ci się z nim zobaczyć bo najprawdopodobniej utniesz pogawędkę z szefem marketingu) nie nadążają za tym. Dlatego miej w pogotowiu wydrukowana prezentację w dobrej rozdzielczości. Z pewnością zapulsujesz u tych którzy są na bakier z ogarnianiem elektroniki. 😉

Estetyka eventu

Las banerów i roll upów? Nadmiar niepotrzebnych gratisów w paczce? Nieraz spotkałam się z tym, że w gift packach organizatorzy wrzucili wszystko, co dostali od sponsorów – podpaski, czekoladki, proszek do prania i gorący kubek, a… i  do tego makulatura ulotek. Nie wiem jak Ty, ale ja dostaję szału od takiego miksu. Na wróbla! Twoi goście to nie targowi zbieracze. Skoro już chcesz dać im prezent to traktuj ich jak bliską osobę o której myślisz. Przygotuj wraz z partnerem coś wyjątkowego i zaskakującego. A te durne banery? Zastąp je na przykład jedną ścianką, która wpisze się w architekturę miejsca. Ja zrobiłam to tak – less is more! 😉

Twoi pracownicy to Twoja wizytówka. Kultura obsługi, wiedza o imprezie oraz ubranie – to jest bardzo istotne, bo to właśnie oni jako pierwsi witają Twoich gości a potem żegnają, oddając płaszcz, wręczając prezent. Dlatego nie szukaj przypadkowych osób do pracy po taniości, lepiej zaufaj sprawdzonej agencji. Po researchu zaproś ich na rozmowę i przeszkol dwa dni wcześniej.

Kolejna sprawą jest widoczność Twoich sponsorów w materiale. Ścianka jest, banery są… po imprezie pójdą pewnie do utylizacji, więc event to czas, kiedy musisz wszystko udokumentować. W tym celu zatrudnij najlepiej 2 dobrych fotografów oraz osoby od video. Każdemu wręcz plan z imprezy oraz listę – kto i co ma się znaleźć na zdjęciach i filmie. Twój realizator może nie wiedzieć, że pan X to ważna osoba, którą nastarałeś się żeby zaprosić ;). Gdy materiał będzie gotowy zweryfikuj czy na nagraniu jest wszystko to, co chcesz i wygląda tak, jak się umawialiście. Jeśli podpisaliście umowę, to spokojnie możesz tego oczekiwać. Nauczyłam się tego w bolesnej lekcji – nie podpisałam umowy i dostałam fotki wiejące weselnym kiczem, z rzędem logotypów na dole. Firma, która je przygotowała nie chciała ich usunąć, bo… uważali, że tak jest profesjonalnie. A ja nie miałam umowy, dzięki której mogłabym im to nakazać. Podpisuj umowy na wszystko!

Organizacja bez fuckupów, to możliwe?

Nawet najbardziej doświadczone agencje eventowe mają wpadki. Ale pociesze Cię: ludzie w większości nie zauważą Twoich błędów. Przyszli do Ciebie nie po to, żeby czatować na Twoje potknięcia. Tylko Ty znasz scenariusz imprezy i tylko Ty widzisz wpadki. 😉 Sytuacje kryzysowe się zdarzają. Wcześniej opowiadałam Ci o mojej sytuacji z szatnią. Każdy błąd jest do naprawienia. Reaguj na bieżąco, ze spokojem –  nie siejąc paniki. Jeśli na twojej twarzy nie będzie widać stresu, inni też go nie poczują. Dlatego też tak istotny jest zespół ludzi, na których możesz liczyć. Dbaj o nich, chwal za dobrą robotę i nagradzaj jeśli robią coś naprawdę dobrze. Zobaczysz, to procentuje. Kultura organizacji jest bardzo ważna.

Umowy, umowy, umowy!

Czy wspominałam o szczegółowych umowach? Opowiem Ci teraz, czego nie dostałam od jednego z partnerów (który wydawał się profesjonalną firmą) właśnie dlatego, że nie podpisaliśmy szczegółowego zakresu obowiązków. Na podstawie tego wyciągnij wnioski, co powinno być zawarte w dobrze skonstruowanej umowie.

  • terminy: film z imprezy i zdjęcia otrzymałam z 2-tygodniową obsuwą.
  • prawa autorskie: Filmu nie otrzymałyśmy na własność. Mamy tylko link do YouTube…
  • treść: Na filmie brakuje planszy mówiącej, że to nasze urodziny, film za to otwiera… autoreklama naszego partnera.
  • koszty i zakres obowiązków: bez konsultacji ze mną zamówił dodatkowy alkohol…

Próbowałam ratować sytuację pytając, czy jest możliwość otrzymania zdjęć bez logotypów w czerni i bieli (tak je sobie wyobrażałam, ale… nie było to zapisane w umowie). Usłyszałam, że tak, ale mam wybrać max 20 sztuk (z ponad 300 zrobionych!) i zapłacić dodatkowo za usługę (500 zł).

Brak zdjęć sprawił, że nie miałyśmy materiału do wysłania do prasy – szkoda 🙁 A artykuł skleiłam osadzając zdjęcia, które dostałam od uczestników imprezy – dzięki Wam za to! Na szczęście jeden fotograf był zatrudniony przez nas – przynajmniej zdjęcia ze ścianki wyszły świetnie.

Oczywiście partnerom trzeba było zapewnić coś w ramach rekompensaty za utracone korzyści – o tym też pamiętaj!

To wydarzenie zahartowało mnie i nauczyło, że najlepszym sposobem na udaną współpracę jest podpisanie formalnej umowy określającej wzajemne oczekiwania, role i zadania obu stron oraz zakres ich odpowiedzialności. Warto podpisać umowę nawet z przyjacielem!

Mierzenie efektów czyli… robię raport dla sponsora

Mierniki, które pozwolą ocenić, czy cele zostały spełnione, a założone rezultaty osiągnięte należy ustalić na początku. Pomoże Ci w tym dobry monitoring mediów, który powiadomi Cię o każdej publikacji i wzmiance o Tobie w internetach. Bardziej zaawansowane mierniki Twojej PRowej aktywności to: ROI (Return on Investment) wykaże Ci, czy i jak zainwestowany budżet się zwrócił w benefitach wizerunkowych, czyli czy był opłacalny. Jego liczenie w przypadku eventów jest czasem trudne. Moja rada: KPI (key performance indicators) czyli ustalenie „zerojedynkowe”: ilu ma być gości, czy ktoś konkretny ma być zaproszony, ile ma być artykułów… Takie rzeczy łatwo się mierzy.

Miałyśmy hasztagi – #picapicawpuro oraz #StoLatPicaPica – ale były nie tylko wirtualne, wypisałyśmy je także na babeczkach (jadalny hasztag!) ustawionych na długim stole urodzinowym. Po wszystkim sprawdziłyśmy, kto oznaczył się w PURO używając hasztagów online oraz… ilu łasuchów zjadło naszą babeczkę 🙂

Po co Ci raport? Jest on istotny żeby podsumować efektywność eventu i udowodnić sponsorowi, że wywiązałeś się ze wszystkich świadczeń zapisanych w umowie: materiał fotograficzny i filmowy dokumentujący wydarzenie, materiały prasowe o projekcie, dotarcie do grupy docelowej – promocja w internecie, ilu gości dostało upominek sponsora. Przyłóż się do tego – tym bardziej, że firmy często płaca 50% kwoty przed eventem i drugie tyle po jego realizacji żeby mieć pewność, że wszystko wyjdzie.

Pamiętaj, że raport przygotowujesz nie tylko dla sponsora ale również dla siebie. Dzięki temu świadomie podsumujesz własny event i wyciągniesz wnioski.

Jak jedna impreza pracuje na kolejną?

Zacznij od podziękowań partnerom. Wyślij im miłe zdjęcie z imprezy czy oficjalne pismo z podziękowaniami, dbaj o nich również w święta – żeby podtrzymywać dobre relacje. Podziękuj również wszystkim ludziom, którzy z zaangażowaniem pracowali z Tobą na to, że event się udał. Zorganizuj dla zespołu wspólną imprezę – podsumujcie jak było, jak się pracowało a potem uczcijcie wspólnie udane wydarzenie. Bądź wdzięczny – dobra energia wraca!

Kiedy już masz podsumowany event, czas pochwalić się materiałami na swoim blogu. Są idealne do prezentacji Twoich działań w zakładce współpraca. Co dalej? Napisz porządny artykuł (mój wygląda tak), wyślij newsletter do czytelników (ja podziękowałam gościom za prezenty nagrywając filmik pokazujący wszystkie prezenty!) pokaż co inni o Tobie napisali i… wiesz co? Jak już znajdziesz wszystkie dowody potwierdzające, że Twoja impreza była SUPER – uśmiechnij się i wyluzuj. Czas się tym cieszyć i po cichu snuć plany na kolejne świetne wydarzenia.

Cieszę się, że dzięki gościnności Pawła mogłam Ci opowiedzieć o tym jak zorganizowałam ze Sroka Katarzyną urodzinowy event. Pewnie jest wiele rzeczy o których Ci nie wspomniałam. Kiedyś pracowałam jako eventowiec (a teraz jestem Sroką i robię to co naprawdę kocham – czyli  zajmuje się błyskotkami). Zatem jeśli nurtuje Cię jakieś pytanie, możesz śmiało pisać w komentarzu lub wysłać prywatna wiadomość. Chętnie podzielę się z Tobą moim doświadczeniem. Enjoy!