fbpx
Home office

Zmiana jest dobra, jeśli się do niej przygotujesz. Czyli o wyzwaniach samoorganizacji

Organizacja czasu pracy, kiedy nie ma wokół Ciebie ludzi różni się pod względem psychologicznym od organizacji pracy w zespole. Dziś zatem słów kilka o psychologii (samo)organizacji w czasach zmiany. A także trzy polskie narzędzia, które Ci w tym pomogą.

Słownik Wyrazów Obcych i Zwrotów Obcojęzycznych pod redakcją Władysława Kopalińskiego pod hasłem „kryzys” ma „okres przełomu, przesilenie, decydujący zwrot”. Grecki źródłosłów oznacza wybór, trudne działania pod presją czasu. W najprostszym jednak ujęciu „kryzys” to zmiana – coś innego, niż stan, do którego byliśmy przyzwyczajeni do tej pory. 

Obecna sytuacja kryzysowa wymusiła na nas pozostanie w domach, pracę zdalną, wirtualną szkołę. Wszystko to da się ogarnąć, jeśli się do tego dobrze przygotujemy. I o tym jest dzisiejszy artykuł – to NIE JEST poradnik pracy zdalnej. To zestaw porad i narzędzi na zmianę – w tym przypadku zmianę, która oznacza konieczność pozostania w domu. Jak się do tego przygotować?

Utrzymaj rytm, czyli załóż prawdziwe spodnie

Jest wiele osób, które zdalnie pracują już od lat. I założę się, że zdecydowana większość powie Ci, że najtrudniejsze w pracy z domu jest oddzielenie życia zawodowego od… domowego. Przyznasz, to kuszące: wreszcie nie trzeba w pośpiechu suszyć włosów przed wyjściem do biura, a na maile można odpowiadać w piżamie. I przez kilka dni to całkiem przyjemna odmiana. Ale po pewnym czasie zdajesz sobie sprawę, że od dwóch tygodni nie zmieniłaś spodni dresowych, zarywasz noce na pracę, bo dnie zaczynasz od trzech cykli prania, a Twoja poranna rutyna rozciągnęła się do południa.

Dlatego tak ważne jest, żeby na tyle, na ile to możliwe utrzymać rytm, który wcześniej narzucało biuro. Jeśli jesteś sową i chcesz wykorzystać sytuację na dłuższe pozostanie w łóżku, to prawdopodobnie uda Ci się przesunąć swoje godziny pracy na przykład na 10-18 – świetnie, ale z całej siły staraj się ich trzymać. Jeśli do tej pory cogodzinne przerwy spędzałaś na krótkich pogawędkach z koleżankami przy ekspresie, teraz też zaparz ulubioną kawę i napisz do Kaśki, zamiast myć podłogę albo układać alfabetycznie przyprawy. Jeśli przed wyjściem do biura zawsze nakładałaś makijaż i układałaś fryzurę, nie rezygnuj z tego na najbliższe kilka tygodni. 

Marzena, trenerka z którą miałem ostatnio konsultacje napisała mi, że na spotkanie zdalne „zrobiła oko i założyła sukienkę”. Doceniam bardzo, ale i pochwalam z punktu widzenia właśnie zdrowia psychicznego.

Umyj kubek po kawie, czyli rytuały przejściowe

Nieocenioną wartość dla zdrowia psychicznego mają też tzw. rytuały przejściowe: to ten moment kiedy wyłączasz komputer, robisz ostatnią gawędziarską rundkę po biurze, poprawiasz szminkę w łazience a następnie jedziesz do domu, po drodze kupując jeszcze coś na obiad. Wszystko to daje Ci szansę stopniowo wyciszyć głowę i zmienić bieg. Paco Underhill opisywał to jako „strefę lądowania”.

W domu często wymagamy od siebie natychmiastowego przejścia w tryb prywatny, a to zwyczajnie nie jest możliwe. Dlatego zbuduj sobie nowy rytuał: upewnij się, że gdy trzaśniesz klapą laptopa o 18, to przy okazji zrobisz listę rzeczy do zrobienia na kolejny dzień, umyjesz kubek po kawie, przebierzesz się w wygodniejsze ubrania, sprzątniesz biurko i dasz w ten sposób wyraźny sygnał swojej głowie, że może już odpocząć.

Człowiek generalnie bardzo nie lubi zmian, a obecne spadły na nas dość gwałtownie. Zrób wszystko, aby zachować tyle ze swoich przyzwyczajeń, ile tylko możesz. Dbając o te z pozoru mało znaczące szczegóły sprawisz, że adaptacja do nowego przyjdzie o wiele łatwiej.

Kubek do pracy i kubek do domu, czyli o rozdzielaniu stref

Praca poza domem najczęściej wiąże się z zestawem akcesoriów – biuro, biureczko, fotel, komputer, monitor(y), kubek, zwietrzała herbata w kuchni i tak dalej. Wszystko to jest charakterystyczne dla czasu pracy, a jednocześnie kompletnie odrębne od czasu wolnego i życia domowego, z Twoją ulubioną filiżanką w kwiatuszki, kanapą i tabletem do gier w roli głównej. Obecnie jednak wszystkie te artefakty mieszają się i zlewają w jedną całość, przez co jeszcze ciężej odróżnić czas pracy od czasu wolnego i porządnie wypocząć wieczorem lub w weekend. 

Idealnie byłoby mieć więc oddzielny pokój na własny gabinet, a w nim cały potrzebny (oddzielny) sprzęt. W ten sposób stosunkowo łatwo zamknąć po południu drzwi i przynajmniej udawać przed rodziną, że nie myśli się już o pracy. Rzeczywistość dla większości osób wygląda jednak inaczej: domowe biurko do pracy często jest też stołem, blatem i toaletką, fotel krzesłem, a komputer to ukochany laptop, który dotychczas widywał się tylko z Netflixem.  

Co możesz z tym zrobić? Weź pod uwagę to, czym dysponujesz i przeanalizuj jakie sprytne zabiegi pomogą Ci (przynajmniej mentalnie) oddzielić sferę pracy od życia domowego. Być może uda Ci się wydrapać z przestrzeni mieszkalnej kącik, w którym przez najbliższe tygodnie będziesz tylko i wyłącznie pracować, oszczędzając fotele, kanapę, łóżko i stół kuchenny na inne okoliczności. Być może znajdziesz niewykorzystywany obecnie sprzęt, który pozwoli Ci wygodnie odpisywać na maile, dzięki czemu tablet w dalszym ciągu będzie Ci się kojarzyć tylko i wyłącznie z Angry Birds i filmikami o szczeniaczkach. Baw się i próbuj dalej:

  • stwórz playlistę do pracy, którą zmienisz natychmiast po skończeniu zadań na dany dzień
  • pij herbatę z innego kubka niż w weekendy
  • kup oddzielny planer
  • siadaj po drugiej stronie biurka niż wtedy, gdy się przy nim szydełkujesz w świetle księżyca

Wszystko to da Ci namiastkę tego, co wcześniej dawało Ci biuro. 

Bądź własnym szefem – lepszego nie znajdziesz, prawda?

Nie da się ukryć, że nawet bardzo liberalne biuro sprawuje mniejszą lub większa funkcję dyscyplinującą. Choćbyś nie miała nad sobą szefa i pół dnia spędzała grając w piłkarzyki i ping-ponga na zmianę, ostatecznie coś tam jednak trzeba będzie popracować i ktoś tam będzie raczej widział, jak to robisz. 

Może też siedzisz po drugiej stronie barykady i to Ty zwykle delegujesz zadania, a następnie upewniasz się, że wszystkie terminy zostały dotrzymane przez Twoich pracowników. Obecna sytuacja może sprawić, że czujesz się niepewnie i najchętniej poprosiłabyś swój zespół o transmisję live z ich monitorów… To nienajlepszy pomysł. Na szczęście istnieją sposoby na zorganizowanie swoje pracy i zadbanie o to, aby to co ma być zrobione, zostało zrobione.

Polskie narzędzia do (samo)organizacji pracy

Z pomocą przychodzą nam odpowiednie internetowe narzędzia. W ostatnim czasie jest ich coraz więcej (uświadomiliście mi to dość dobitnie, odpowiadając na pytanie w socialach – dzięki), więc w myśl ruchu #kupujlokalnie przyjrzałem się tym polskim.

Polak potrafi. Cudze chwalicie, swego nie znacie. Trawa jest zawsze bardziej zielona po drugiej stronie płotu. I kilka innych… ale pewnie wolisz, żebym już przestał. Prawda jest jednak taka, że jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami, to nie mamy się czego powstydzić. Oto moi subiektywni ulubieńcy:

Fortask – elastyczne zarządzanie zadaniami i projektami

Fortask jest narzędziem darmowym, dopóki jest Was trójka. Przejrzysty interfejs (z wersjami na desktop, tablet i telefon), bardzo dobrze zorganizowany główny pulpit, przyjazność SCRUMowcom i świetne wsparcie to tylko niektóre z jego zalet.

Jedna z moich ulubionych cech Fortaska to customizacja (jest takie słowo?) – na pulpicie możesz sobie ułożyć widgety, dzięki temu widzisz to, co Ciebie akurat interesuje.  

Fortask – ekran główny
Widok listy zadań w Fortask

Do dyspozycji masz widok zadań, tablice kanban oraz „panel menadżera”, w którym widzisz rozkład pracy i możesz akceptować zadania od innych.  

Wewnątrz zadań masz podzadania, komentarze, możliwość dodawania załączników oraz osobny moduł do zespołowych czatów, możesz więc omawiać zadania w czasie rzeczywistym.

Fortask sprawdza się rewelacyjnie jako narzędzie do samoorganizacji – jeśli planujesz na przykład stworzenie kursu online czy realizujesz samodzielnie jakiś projekt (tak, są projekty!) a potem bardzo gładko skaluje się w górę. Możesz dołączyć kolejną osobę, a potem jeszcze jedną…

Fortask – panel główny
Widok pulpitu i widżetów zaraz po instalacji Fortask – przykładowe zadania pomogą Ci szybko złapać, o co chodzi.

Fortask – jak napisałem wyżej – jest darmowy dla zespołów do trzech użytkowników. Potem możesz kupić plan Team (dla 10 użytkowników), który standardowo kosztuje 179 PLN miesięcznie, ale aktualnie cena jest obniżona do 74,99 PLN miesięcznie.

Timecamp – mierzenie czasu pracy

Pamiętasz, jak pisałem wyżej o kawce z Kasią w pracy? Taki rytuał jest Ci potrzebny, ale bez przesady – trzeba się w końcu do tej pracy zabrać. I tu wchodzi – cały na biało – problem, który nazywa się samodyscyplina. W pracy wiesz, że musisz skończyć pogaduchy z Kasią, bo szef może w każdej chwili przechodzić korytarzem. W domu masz pewność, że nie będzie przechodził na pewno. Jak się zmusić do pracy?

Mierzyć. Tak samo jak kluczem do zrzucania wagi jest regularne i bezlitosne ważenie się, tak w pracy zdalnej kluczem jest regularne i bezlitosne mierzenie, ile pracy udało Ci się wykonać. I do tego właśnie służy Timecamp.

Timecamp: Raport Twoich aktywności na komputerze z podziałem na kategorie

Zacznijmy od podstaw: Timecamp analizuje Twoją aktywność przy komputerze (a także poza nią, ale wtedy jej nie śledzi) i pozwala ją przypisać do kategorii (praca, rozpraszacze) oraz do zadań. Jest niezbędny, jeśli na przykład świadczysz usługi (jak prawnik, fotograf, doradca marketingowy) i potrzebujesz wiedzieć, ile czasu zajęło Ci tej usługi wykonanie. Bo do swojego czasu możesz przypisać jednostki pieniężne i będziesz widzieć jak na dłoni, czy opłaca Ci się pracować za stawkę, którą ustaliłaś, czy raczej niekoniecznie.

Ale w okresie niestandardowego pozostania w domu chciałem zwrócić uwagę na inny aspekt Timecampa – możliwość rzucania sobie wyzwań i ustalania celów. Spójrz na poniższy screen z aplikacji.

Ustalanie celów w Timecamp

Jeśli zdarzyło Ci się uczestniczyć we wszelkiego rodzaju internetowych wyzwaniach (typu: 30 dni bez ciastek czy dwa tygodnie bez wychodzenia z domu), doskonale wiesz, o czym mówię. Timecamp pozwala Ci dbać o samodyscyplinę, bo samodzielnie ustalasz sobie na przykład, ile czasu chcesz spędzić na obrabianiu zdjęć, odpowiadaniu na maile itp. Możesz nawet planować czas wolny, ćwiczenia z dala od biurka!

Tak, Timecamp sprawdza się rewelacyjnie również w tradycyjnym dyscyplinowaniu zespołu czy rozliczaniu godzin włożonych w zadanie, ale nie o tym miał być ten artykuł, prawda?

Timecamp kosztuje 20 PLN miesięcznie za pracownika w wersji podstawowej (tylko monitorowanie), jeśli dołożysz funkcje zarządzania projektami (nie potrzebujesz wtedy osobnego narzędzia), cena wynosi 26 PLN miesięcznie za pracownika. Jest jeszcze moduł najdroższy, w którym możesz wystawiać automatycznie faktury za „nabite godziny” – ten kosztuje 32 PLN miesięcznie. Jeśli natomiast pracujesz samodzielnie, Timecamp dla jednej osoby jest darmowy. Samodyscyplino? Nadchodzę!

Teamdeck – analiza i optymalizacja obciążeń zespołu

Teamdeck logo

Oba wspomniane wyżej narzędzia nadają się do zarządzania wielkimi projektami, ale chciałem Ci pokazać ich przydatność także w kontekście samoorganizacji. Trzecie z nich przyda pozwala na zarządzanie zespołami stacjonarnymi, ale sprawdza się też świetnie w zespołach wirtualnych.

Teamdeck dba o równowagę pomiędzy zasobami Twojego zespołu i zadaniami, które masz do wykonania. System pozwala na zadeklarowanie, kto i ile będzie pracował (biorąc pod uwagę urlopy czy święta) i pomaga Ci lepiej rozłożyć zadania pomiędzy członków zespołu. Ma funkcję śledzenia czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach, dzięki czemu nie tylko estymujesz obłożenie, ale możesz zweryfikować swoje założenia w oparciu o realne dane.

Umożliwia też rezerwowanie zasobów, co jest szczególnie ważne, jeśli w Twojej firmie występują tak zwane „wąskie gardła” (masz w agencji reklamowej tylko jednego grafika 3D albo organizujesz wesela a w zespole jest szczególnie rozchwytywana wizażystka) – możesz przyspieszyć realizację zleceń praktycznie bezkosztowo właśnie lepiej alokując zasoby wąskich gardeł.

Dlaczego pokazuję Teamdeck w artykule o samoorganizacji? Bo w czasach gwałtownej zmiany zachwianiu ulega także struktura zadań w zespole. Dzięki narzędziu takiemu jak Teamdeck jesteś w stanie zobaczyć nie tylko wolne moce przerobowe, jesteś w stanie pogrzebać w danych głębiej i zdecydować, jakich projektów poszukiwać na rynku, żeby jak najpełniej wykorzystać swój zespół. A to zapewni Ci sposób przejścia przez kryzysy. A to z kolei jest nic innego jak dobre przywództwo.

Na poziomie pracownika Teamdeck jest niezastąpiony, bo pokazuje przejrzyście, do jakich projektów i zadań jesteś przydzielona – nawet jeśli zmiany były dodawane na bieżąco, co jest ważne właśnie w przypadku gwałtownych zmian.

Teamdeck: Raport z projektu dla pojedynczego klienta

Teamdeck jest darmowy dla zespołów dwuosobowych, przy większych grupach płacisz 3,99 dolara za użytkownika miesięcznie.

Nie zwijaj żagli, postaw je mądrze

Czas gwałtownych zmian prowokuje instynktowną reakcję – czujesz chęć, by podkulić ogon i przeczekać. Nie rób tego. Spędź nadmiar wolnego czasu na myśleniu, ustalaniu priorytetów i organizowaniu siebie i swojego zespołu. Wyjdziemy z tego silniejsi.

Na koniec podrzucam Ci jeszcze krótką rozmowę, którą nagraliśmy z Markiem Jankowskim w 2009 roku, kiedy na świecie szalał inny kryzys. Jego przyczyny były ekonomiczne, ale niepewność z nim związana – porównywalna. Może znajdziesz w nim parę dobrych rad.

Listen to „005: Jak zarobić na kryzysie” on Spreaker.

Powodzenia!

Podoba Ci się? Udostępnij:

Dodaj komentarz