Jak przygotować się do wizyty na targach branżowych?

Czy w dobie internetu targi branżowe mają jeszcze rację bytu? Jeśli odpowiedź nie jest dla Ciebie oczywista – nie bywasz na tych dobrych. CES (Consumer Electronics Show) właśnie za nami, organizatorzy E3 też nie zamierzają rezygnować z ich organizowania. Targi pozostaną z nami i mają sens.

Wspomniałem CES czy E3, ale moja – reklamowa – branża także ma swoje wielkie targi. I to w Polsce. RemaDays to 810 wystawców z 27 krajów, ponad 21 tys. odwiedzających i ponad 35 tys. metrów kwadratowych powierzchni wystawowych. Co czyni z RemaDays największy w Polsce i czwarty na świecie event branży reklamowej. Warto, choć na tak wielkiej imprezie trzeba pamiętać o kilku rzeczach.

A to prowadzi nas do sedna dzisiejszego artykułu. Ludzie, którzy psioczą na targi bardzo często… nie przygotowują się do nich odpowiednio. Zatem na przykładzie RemaDays mam dla Ciebie dziś 26 porad i narzędzi, które pomogą Ci w przygotowaniu się do każdych targów (jako odwiedzający – dla wystawców przygotuję osobny poradnik).

Zaczynamy?

Przed targami

1. Ustal cele. Co chcesz osiągnąć wizytą na targach? Zainspirować się branżowymi nowościami czy nawiązać konkretne kontakty z potencjalnymi dostawcami? Jeśli to Twoja szefowa wysyła Cię na targi, usiądź i przegadaj, co chcecie osiągnąć.
2. Przygotuj plan wizyty. Podziel wystawców, z którymi chcesz się spotkać na dwie kategorie: „muszę spotkać” oraz „chcę zobaczyć”. Zobacz, czy da się ustawić konkretne godziny spotkań z wystawcami „muszę spotkać”. Bardzo pomoże Ci to w planowaniu reszty Twoich aktywności.
3. Ustal, jakie informacje chcesz zdobyć. To szczególnie ważne, kiedy celem Twojej wizyty na targach jest porównanie potencjalnych kontrahentów. Co jest dla Ciebie ważne w ich ofercie? Zaplanuj, jakie pytania zamierzasz zadać każdemu, żeby mieć materiał porównawczy.
4. Zaprojektuj formularz / arkusz kalkulacyjny, do którego będziesz wpisywać odpowiedzi. Jeśli masz tablet, możesz to robić elektronicznie, ale uważam, że w hali targowej nic nie zastąpi wydrukowanej tabelki, podkładki i długopisu. To szczególnie ważne, jeśli na przykład porównujesz gadżety reklamowe – wybór jest tak duży, że coś może Ci łatwo umknąć.
5. Zaplanuj czas. Ile godzin chcesz spędzić na targach? Ile zajmie dojazd? Jak długo zamierzasz rozmawiać z każdym podczas umówionych spotkań? Zaplanuj dodatkowy czas na przemieszczanie się, nieplanowane atrakcje (takich na targach będzie pełno) i… kolejki. Tak, do największych atrakcji być może trzeba będzie się umówić lub ustawić w kolejce.
6. Posiłki. Nie zapomnij o zaplanowaniu czasu na posiłki. Tam też będą kolejki.
7. Podziel się obowiązkami. Jeśli w wyprawie na targi towarzyszy Ci współpracownik, ustalcie, kto ogarnia którą część ustalonego wcześniej planu.
8. Zaopatrz się w mapę centrum konferencyjnego. Możesz oszczędzić sobie mnóstwo czasu planując trasę z góry.

9. Zarezerwuj hotel jak najbliżej centrum konferencyjnego i zrób to w miarę wcześnie – załapiesz się na zniżki.
10. Zaplanuj, na jakie wydarzenia branżowe zamierzasz się wybrać w czasie targów. Sprawdź, na które wymagana jest wcześniejsza rejestracja (niektóre targi zapraszają liderów branży a miejsca w salach wykładowych są ograniczone). Zarejestruj się wszędzie, gdzie chcesz i możesz być.

Pakowanie

11. Weź ze sobą mnóstwo wizytówek – unikniesz wypełniania formularzy kontaktowych. Jako dodatek do wizytówek możesz wygenerować swój QR kod na LinkedIn. Zapisz go w zdjęciach w Twoim telefonie lub – jeśli zamierzasz używać często – ustaw tymczasowo jako tapetę. Upewnij się, że masz najnowszą wersję aplikacji LinkedIn w telefonie i… możesz się łączyć z innymi. Spróbuj, jak to działa na moim kodzie obok.
12. Tak, to jest chyba dobry moment, żeby ogarnąć swój profil LinkedIn, prawda?
13. Zapakuj wygodne buty. Chodzenie po wielu halach targowych jest męczące. A skoro już będziesz chodzić, włącz krokomierz. Nie można przepuścić żadnej okazji do liczenia kalorii, prawda?
14. Weź wygodną, szmacianą torbę na materiały i sample. Tak, wiem, nie będziesz brać żadnych materiałów i sampli. Ale jednak weź torbę na wszelki wypadek.
15. Jeśli jedziesz pociągiem – zostaw miejsce w bagażu na materiały, które będziesz wieźć z powrotem. Tak, wiem, punkt wyżej. Ale jednak zostaw.

Na targach

16. Uaktualnij mapę i plan przy wejściu. Rozkład stoisk czy godzina eventów może się zmieniać kilka razy. Nie daj się zaskoczyć.
17. Odhaczaj systematyczne elementy z planu, który masz przygotowany. Nie daj się odciągnąć błyskotkom. Najpierw plan, potem przyjemności.
18. Dyktafon i aparat Twoim przyjaciółmi. Poważnie. Targi branżowe to oszałamiająca ilość skondensowanych informacji – Twój mózg nie jest w stanie ich wszystkich przetworzyć. Rób zdjęcia rzeczy, które Cię interesują, nagrywaj notatki głosowe dla siebie. Usiądziesz do nich później, kiedy Twój umysł nie będzie przeciążony taką ilością bodźców i okaże się, że znajdziesz tam mnóstwo interesujących i przydatnych informacji.
19. Zostawiaj wizytówki i proś o materiały w formie elektronicznej, jeśli to możliwe. Próbki możesz brać na miejscu (po to masz torbę).
20. Szukaj sposobności do networkingu. Uściśnięcie ręki istniejącemu kontrahentowi jest warte o wiele więcej, niż dziesięć najmilszych nawet maili. Zaplanuj czas na „przybijanie piątek” – zwróci się wielokrotnie w przyszłości.
21. Nie polegaj tylko na plakietce z imieniem. Organizatorzy targów zapewniają identyfikatory, na których możesz nosić swoje imię, stanowisko, firmę… Problem polega na tym, że wszyscy noszą dokładnie takie same a skanowanie tłumu w poszukiwaniu znajomych lub kontrahentów może być trudne. Jeśli Twoja firma lub marka nie ma firmowego „munduru” (charakterystyczne kolory albo element ubioru), pomyśl o stworzeniu go na potrzeby targów. T-shirt z Twoim logo i imieniem, chwytliwym hasłem (jeśli idziesz bez marynarki), jakaś większa broszka czy koszulka z superbohaterem… Daj się poznać z daleka.
22. Optymalizuj. Unikaj potwornie zatłoczonych stoisk w godzinach szczytu. Zrób zdjęcie, nagraj notatkę głosową lub zaplanuj powrót tuż przed zamknięciem targów (albo zaraz po otwarciu następnego dnia).
23. Rób przerwy. Ten natłok informacji jest męczący i niewiele chłoniesz, kiedy Twój mózg jest przeciążony. Podziel zwiedzanie na etapy i rozkoszuj się przerwami pomiędzy nimi.
24. Zamów taksówkę na początku dnia. Wezwanie taksówki, kiedy wszyscy opuszczają targi, może być niemożliwe. Zaplanuj, o której zamierzasz wyjść i zamów taksówkę na konkretną godzinę na początku dnia.

Po targach

25. Zaplanuj czas na przejrzenie notatek głosowych i zdjęć. Zobaczysz, ile możesz zyskać. Nie rób tego zaraz po targach. Przeznacz na to dzień dwa tygodnie po evencie – dzięki temu masz pewność, że dotarły do Ciebie wszystkie zamówione podczas imprezy materiały, możesz pracować z kompletem próbek i dokumentów.
26. Zaprojektuj e-mail z podziękowaniem za spotkanie i wyślij do wszystkich, których kontakty zebrałaś na targach. Zadbaj o podtrzymanie konwersacji – niech to nie będzie tylko podziękowanie, zadaj pytanie na końcu. Jeśli zależy Ci na podtrzymywaniu relacji, zainteresuj się programami, które w tym pomagają (polecam FollowUp Boss lub Relatable).

Mam nadzieję, że te wszystkie porady pomogą Ci przygotować się lepiej do kolejnych targów – mam nadzieję, że więcej z nich wyniesiesz.