Tekst ukazał się w „Marketingu w praktyce”

Pamiętam jedną z najgorszych prezentacji, na której musiałem siedzieć. Wygłaszana przez prezesa firmy, w której wtedy pracowałem, trwała niemal dwie godziny. Była nudna jak flaki z olejem, slajdy wypełnione kolumnami cyfr, które prelegent omawiał po kolei. Celem prezentacji było pokazanie jasnej przyszłości, jaką firma ma przed sobą, ale pamiętam, że jedyną myślą, jaką miałem pod koniec było „zabijcie mnie, nie zniosę już więcej slajdów!” Dziś już tam nie pracuję. Ale tamto traumatyczne przeżycie dało mi – wbrew pozorom – kilka niezłych lekcji. Nauczyłem się na przykład, że im wyżej ktoś stoi na drabinie korporacyjnej, tym dłużej może pozwolić sobie na zanudzanie odbiorców. Prezentacja praktykanta zamknie się w 15 minutach, podczas gdy prezes firmy będzie – niczym Fidel Castro za najlepszych czasów – testował wytrzymałość swoich podwładnych przez dwie godziny i więcej.

Jeśli nie chcesz, żeby kiedyś tak wspominano Twoje prezentacje, naucz się je robić lepiej. Napisano na ten temat mnóstwo książek, a ten artykuł jest niezłym miejscem, żeby zacząć.

Podnieś poprzeczkę. Owacja na stojąco.

W każdej książce o wygłaszaniu dobrej prezentacji znajdziesz truizm: do dobrej prezentacji trzeba się przygotować. Jasne, wszyscy to wiemy. Problemem jest motywacja. Po czym poznać, że prezentacja została wygłoszona dobrze? Że poświęciłeś wystarczająco dużo czasu na jej przygotowanie? Czy do 15-minutowej prezentacji na zebraniu Twojego działu trzeba się przygotowywać przez godzinę, czy dłużej? A może wystarczy powtórzyć sobie, co masz do powiedzenia po drodze na zebranie? Taki relatywizm plus nasz zajęty kalendarz prowadzi do jednego: minimalizujemy czas poświęcony na przygotowanie i jeśli nikt nam nie powie, że nawaliliśmy, jesteśmy zadowoleni. Prawda jest taka, że ludzie są uprzejmi i w większości przypadków nic nam nie powiedzą. Albo są Twoimi podwładnymi – w tym przypadku też będą milczeć. Jestem pewien, że prezes, o którym piszę we wstępie, jest zadowolony ze swoich prezentacji. Dla mnie to była trauma. Czym są Twoje prezentacje dla Twoich kolegów i podwładnych?

Jak rozwiązać problem motywacyjny? Bardzo prosto. Ustal sobie cel: każda (ale naprawdę, każda) prezentacja jest zrobiona dobrze, jeśli skończy się owacją na stojąco. Poważnie. Raczej nie osiągniesz celu za każdym razem (mnie udaje się osiągnąć go w jakichś 10% przypadków), ale jeśli podczas przygotowania prezentacji będziesz myślał o reakcji Twojej widowni, połowę sukcesu masz już w kieszeni.

Rozdaj slajdy i spadaj.

Jeśli wszystko, co masz do powiedzenia, jest zawarte na Twoich slajdach, najlepszym sposobem na zdobycie owacji na stojąco jest rozdanie tych slajdów i podziękowanie za uwagę. Ludzie będą Ci wdzięczni za to, że nie marnujesz ich czasu.

Jeśli jednak zamierzasz wygłosić prezentację, upewnij się, że jej wysłuchanie przyniesie ludziom więcej korzyści, niż tylko przeczytanie tego, co wyświetlasz na rzutniku. Projektuj slajdy tak, by nie absorbowały uwagi, nie odciągały jej od Ciebie. Najgorsza widownia, do której możesz mówić to taka, która Cię nie słucha, bo jest zajęta czytaniem lub analizowaniem tego, co właśnie wyświetliłeś.

Po pierwsze: nie nudzić.

Lekarze mają przysięgę Hipokratesa, w której stoi jak byk: Primum non nocere, czyli „po pierwsze: nie szkodzić”. Prezenterzy też powinni mieć swoją przysięgę. Zaczynałaby się od słów „Po pierwsze: nie nudzić”. Cokolwiek masz do przekazania, pomyśl o swojej widowni i postaraj się to podać w atrakcyjnej formie. Guy Kawasaki, jeden z moich ulubionych mówców publicznych ukuł zasadę „10/20/30”. Rozwija się ona do: 10 slajdów, 20 minut, tekst na slajdzie nie mniejszy, niż 30 punktów. Jeśli nie potrafisz czegoś wyjaśnić w 20 minut, nie odrobiłeś pracy domowej. Oczywiście nie oznacza to, że nie możesz dawać 40-minutowych prezentacji. Upewnij się jednak, że Twoja widownia to wytrzyma. I zaplanuj przerwy „na oddech”. Podawanie skondensowanej wiedzy przez 40 minut i więcej to prosta ścieżka do „wyłączenia się” Twoich odbiorców.

Strzał w powietrze.

Aby przyciągnąć uwagę Twojej widowni, musisz ich czymś zaskoczyć. Dlaczego? Bo nasz mózg jest leniwy, działa na zasadzie schematów. Mamy to w genach. Wyobraź sobie naszego praprzodka, który przychodzi codziennie w to samo miejsce zajadać pyszne jagody. Spodziewa się spokojnej przekąski i dostaje ją, jest mało czujny. Ale jeśli usłyszy szelest w krzakach, nastawia uszu, bo zidentyfikowanie źródła nieznanego dźwięku oznacza być i jeść (jeśli to jakiś ptak lub małe zwierzę) albo nie być i uciekać (jeśli to tygrys lub inne zwierzę, które ma naszego przodka na liście dań). Teraz wróćmy na salę, w której dajesz prezentacje. Ludzie czują się bezpiecznie, spodziewają się, że będziesz nudzić, wyłączają się. Co by się stało, gdybyś na samym początku oddał strzał w powietrze? Maszyna do zgadywania i „wyciszania” by się zepsuła, miałbyś pełnię uwagi swoich odbiorców. Problem w tym, że ochrona mogłaby Cię wyprowadzić z budynku.

Zacznij zatem od „wystrzału w przenośni”. Pokaż widowni coś, czego się nie spodziewa, a przykujesz ich uwagę na dłużej.

W zależności od tolerancji ludzi, którzy oglądają Twoją prezentację, możesz bardziej lub mniej „pojechać po bandzie”. Podczas moich prezentacji zdarzało mi się rzucać klątwy, pokazywać martwe wiewiórki, a nawet… obrazki pornograficzne z udziałem smoków. Ważne jest, by było to zaskoczenie związane z tym, co masz zamiar powiedzieć. Numer typu „teraz zatańczę, a potem będę wyświetlał słupki” nie zadziała. Pomyśl o czymś, co potem, w retrospekcji, naprowadzi Twoich widzów na rzecz, którą chciałeś, by zapamiętali.

Co właściwie chcesz powiedzieć?

Kiedy byłem na studiach, zdarzyło nam się raz przełożyć kolokwium u pani profesor, która słynęła z żelaznych reguł i zaskakujących zwrotów akcji. Nie wdawała się w dyskusje ze studentami, a za byle co można było wylecieć za drzwi. Do akcji „Przekładanie” wysłaliśmy najbardziej bystrą studentkę w grupie. Za drzwiami gabinetu usłyszała: „Stop! Mam dziś zły dzień, może pani powiedzieć tylko jedno słowo!” „Przełóżmy!” wypaliła bez zastanowienia nasza koleżanka, czym zaskarbiła sobie sympatię pani profesor, a nam dała kolejny tydzień na naukę.

Gdyby Twoja prezentacja miała być ograniczona do jednego slajdu, co by na nim było? Gdybyś mógł powiedzieć tylko jedno zdanie, o czym Twoja widownia miałaby się dowiedzieć? Odpowiedz sobie na to pytanie, bo wielu prezenterów zapomina odpowiedzieć na to proste pytanie. Pokazują słupki, dane, grafy i liczą, że widownia sama wpadnie na trop odpowiedzi. Po co? Jeśli masz ludziom coś powiedzieć, powiedz im. Potem to ewentualnie poprzyj argumentami. Nie zagrzebuj rdzenia prezentacji, bo jest spora grupa ludzi, którzy się do niego nie dokopią.

Mistrzowską realizację tej strategii możesz obejrzeć na prezentacji MacBooka Air, którą Steve Jobs wygłosił w styczniu 2008 roku w San Francisco. W pierwszym zdaniu powiedział o nowym produkcie: „To najcieńszy notebook świata”. A następnie przez godzinę… nie powiedział nic nowego, udowadniał tylko tę tezę.[1] Dlaczego to działa? Wyobraź sobie, że jesteś reporterem, który przyszedł na tę prezentację. Co możesz napisać w artykule, który ją podsumowuje? Jedynie „Apple pokazało najcieńszy notebook świata”. Wybór dawany ludziom – wbrew pozorom – jest przereklamowany.

Czy wydra wygra? Odpowiedź po przerwie.

Jaki jest sposób na utrzymanie uwagi widowni? Wiesz? A chcesz się dowiedzieć? Ale czy na pewno? No więc… Zanim Ci o tym powiem, krótka wiadomość od naszego sponsora!

Żartuję. Nie ma sponsora. Ale pewnie intuicyjnie czujesz już, co chcę powiedzieć. Luka informacyjna. Świadomość, że czegoś nie wiemy – to klucz do utrzymania uwagi widowni. Jeśli na początku prezentacji powiesz, że któraś osoba na widowni zostanie zwolniona z firmy, a na ostatnim slajdzie znajduje się jej nazwisko, masz gwarantowaną uwagę zebranych. Jeśli do tego powiesz, że podczas prezentacji będziesz podawać wskazówki, dlaczego ta a nie inna osoba ma odejść, ludzie nie oderwą oczu od Ciebie. Oczywiście, nie zawsze zagadka musi być tak dramatyczna. Warto jednak pamiętać, że świadomość, że czegoś nie wiemy, to potężny motywator. Cały wachlarz programów telewizyjnych (od relacji sportowych przez reality show) jest oparty o ten schemat. Dlaczego nie wykorzystać go w Twojej prezentacji?

Prezentacyjne Prawo Wielkich Liczb

Nie jesteśmy stworzeni do zapamiętywania liczb. Są abstrakcyjne i w większości przypadków pozbawione realnego znaczenia. Świetnie za to radzimy sobie z zapamiętywaniem zależności między liczbami. Nie wiemy dokładnie, jaka jest odległość między Gdańskiem a Krakowem. Wiemy jednak, że Warszawa leży mniej-więcej w połowie drogi. Tak samo jak bez problemu wizualizujemy sobie, gdzie na tej trasie leży Bydgoszcz.

Jeśli musisz podawać dane, statystyki, skup się nie na bezwzględnych wartościach, ale na zależnościach między nimi. Przeciętny internauta spędza online 40 godzin w tygodniu. Ogląda telewizję 15 godzin tygodniowo. Zamiast podawać te liczby, powiedz, że internauci spędzają przed telewizorem niemal 3 razy mniej czasu, niż siedzą online. Takie przedstawianie danych niejako wymusza wyciąganie wniosków. A przecież o wnioski, a nie interpretację słupków Ci chodzi, prawda?

Odczep się od programu.

Dobra prezentacja nie zależy w ogóle od programu, w którym ją przygotowujesz. Proste slajdy można przygotować w PowerPoincie, Keynote, Prezi czy Google Docs. Jeśli skupisz się na tym co i jak masz powiedzieć, program stanie się tylko przydatnym narzędziem, którego największą zaletą będzie „nie wchodzić w drogę”.

To co? Kiedy wygłaszasz swoją prezentację?