Wielu przedsiębiorców, nie tylko tych, którzy dopiero założyli firmy, spotyka się z bardzo podobnym zestawem problemów. Kiedy im doradzam w kwestii budowania marki, bardzo często pojawiają się tematy bardziej ogólne, związane z wiedzą i narzędziami do codziennego prowadzenia firmy. Ponieważ pytania się powtarzają bardzo często, odpowiedzi mogą przydać się pewnie każdemu.

Oto zatem zestaw odpowiedzi na pytania młodych firm. Przydatne narzędzia dla małej firmy.

Jak założyć stronę internetową?

Jeśli wiesz, że potrzebujesz witryny internetowej, Twoją pierwszą myślą jest „znaleźć firmę, która taką witrynę zaprojektuje specjalnie dla mnie”. Błąd. Projekt, którego potrzebujesz, musi być ładny i przede wszystkim funkcjonalny, nie musi jednak być unikalny.

Wiele firm, którym doradzałem wpadło w tę pułapkę: szukają wykonawcy witryny internetowej, ale nie mają wielkich potrzeb, więc szukają taniej firmy. Tania firma jest mało profesjonalna – abstrahując od estetyki samego projektu, kontakt z nią jest utrudniony, ostateczny projekt jest mało funkcjonalny a firma najczęściej uczy się na błędach… za pieniądze klienta, który do końca nie wie, czego chce.

Rozwiązanie? Zamiast witryny pisanej specjalnie dla siebie, kup szablon. Firmy specjalizujące się w produkcji takich szablonów oferują czysty kod, projekt, który możesz zobaczyć przed kupnem a same projekty są po prostu ładniejsze, niż to, co możesz dostać kupując kota w worku.

Jeśli zatem masz już domenę i hosting (nazwa.pl lub home.pl, jeśli jeszcze nie masz), zainstaluj WordPressa (silnik, na którym będzie stała Twoja strona i który pozwoli Ci na samodzielne wprowadzanie i modyfikowanie treści, dodawanie zdjęć…) i zajrzyj na:

Koszt zrobienia strony szytej „na miarę”: 500 do 1.500 PLN netto (choć górnej granicy właściwie nie ma). Koszt szablonu: od darmowego do 70 dolarów (ok. 300 PLN). Resztę pieniędzy daj młodemu programiście, który Ci to zainstaluje i nauczy Cię samodzielnie dodawać treści. Nie będziesz musiał prosić informatyków o jakiekolwiek zmiany na stronie.

Stosuję to, o czym mówię, także u siebie. Blog, na który patrzysz, to szablon kupiony za 49 dolarów. I znalazł się rankingu „najładniejszych polskich blogów” Zombie Samurai. Najlepiej wydane 49 dolarów, prawda?

Wizytówki, ulotki, druki firmowe

Tu zasada jest prosta: płać za świetny projekt, nie przepłacaj za druk. I znowu odpowiedz sobie na pytanie: czy klient kupuje ode mnie dlatego, że mój projekt jest unikalny, czy dlatego, że jest po prostu ładny? Zakładam, że jednak to ostatnie. Co zatem robić?

Shutterstock.com to jeden z większych banków zdjęć, projektów i szablonów. Nie akceptują byle czego, więc większość rzeczy, które tam znajdziesz, przeszła weryfikację ludzi, którzy znają się na projektowaniu. Wpisz zatem „szablon ulotka ogrody” (jeśli prowadzisz firmę ogrodniczą) i… wybieraj spośród setek projektów.

5 pobrań (5 projektów) na Shutterstocku kosztuje 39 EUR. Czyli za ok. 200 PLN możesz sobie wybrać wizytówkę, ulotkę, papier firmowy i np. etykietę na słoik…

Gdzie wydrukować ulotki, wizytówki, druki firmowe?

Jeśli masz do zrobienia druk o standardowych parametrach (ulotka formatu A5, papier firmowy, wizytówka itp.), zajrzyj na chroma.pl. To drukarnia internetowa, która dostarczy Ci druki kurierem pod drzwi. A ich ceny? Komplet wizytówek możesz mieć już za złotówkę (z przesyłką!).

W co warto inwestować na tym etapie? W człowieka, który potrafi wybrany przez Ciebie szablon odpowiednio zmodyfikować i przygotować do druku.

Regularny kontakt z klientem

Jeśli nie jesteś sklepem, w którym towar zdejmuje się z półki, ale świadczysz bardziej skomplikowane usługi (jesteś architektem, projektujesz ogrody, dekorujesz wnętrza), Twój sukces zależy mocno od regularnego kontaktu z klientami oraz potencjalnymi klientami. Nawet najlepsza ulotka czy witryna internetowa nie uratują Cię, jeśli zapomnisz odpowiedzieć na maila klienta lub do niego nie oddzwonisz.

To jest moment, w którym musisz sobie uświadomić jedną rzecz: obsługa klienta zajmuje czas. Na początku, kiedy klientów jest niewielu, nie stanowi to problemu. Ale kiedy Twoja firma będzie rosła, dojdzie do takiej sytuacji, w której bieżąca obsługa (odpowiadanie na maile i telefony) będzie kraść Ci czas potrzebny na wykonywanie tego, do czego klient Cię zatrudnił (projektowanie domu, ogrodu, wnętrza). Co wtedy?

Po pierwsze (tak, zgadłeś) szablony. Wiele form komunikacji w firmie jest standardowych. Badania pokazują, że klienci, którzy rozsyłają dużo zapytań ofertowych rozmawiają potem tylko z kilkoma firmami, które odpowiedziały pierwsze. Zatem mail w stylu „otrzymaliśmy Pańskie zapytanie, odezwiemy się w ciągu jednego dnia” jest skarbem. Tak samo mail podsumowujący zlecenie, ze wskazaniami dalszych kroków (zapisz się na newsletter, trafisz na promocję). Gmail posiada funkcję tzw. „szablonowych odpowiedzi” (canned responses), możesz przygotować je i wysyłać stamtąd za darmo.

Świetnym narzędziem do wysyłania szablonowych zapytań ofertowych jest Tout (niestety, tylko po angielsku). Jeśli Twoja praca polega na szukaniu klientów za pomocą maili, sprawdź je.

Po drugie, możesz zatrudnić osobę do bieżącej obsługi klienta (to powinien być Twój pierwszy pracownik – pracę wymagającą wiedzy wykonujesz Ty, a Twój człowiek dba o dobrą obsługę). Tu jednak pojawia się problem przepływu informacji: nowy człowiek nie wie o klientach od razu tego, co Ty. Rozwiązanie? System CRM, czyli system wymiany informacji o klientach wewnątrz firmy. Dzięki niemu nigdy nie zapomnisz odpisać na maila, możesz rozdzielać zadania związane z obsługą (takie jak wystawienie faktury czy wysłanie podziękowania). Najprostszy i najbardziej odpowiedni system, jaki znam to miniCRM.pl. Możesz bez problemu zapoznawać się z nim, bo… rośnie razem z Tobą a na początku jest darmowy.

A jeśli potrzebujesz czegoś większego (system CRM zintegrowany z szablonowymi odpowiedziami, wspólna skrzynka pocztowa), obejrzyj Funnela.pl.

Biuro wszędzie tam, gdzie Ty

Podstawowe narzędzia pracy biurowej: mail, kalendarz, pakiet biurowy możesz mieć zainstalowane na komputerze, ale możesz też używać ich z wnętrza przeglądarki. W pierwszym przypadku możesz pracować bez połączenia z internetem, jednak jeśli coś złego stałoby się z Twoim laptopem (albo nie masz w danej chwili do niego dostępu), masz przechlapane. W drugim przypadku wystarczy dowolny komputer z dostępem do sieci (ba, nawet smartfon), by Twoje biuro było wszędzie tam, gdzie Ty. Nauczyłem się doceniać to rozwiązanie.

Najlepszym – moim zdaniem – biurowym rozwiązaniem „w chmurze” (tak nazywa się to miejsce, w którym przechowywana jest Twoja poczta i inne dane) jest Google. Możesz mieć to za darmo – wystarczy założyć pocztę Gmail, by mieć dostęp do:

  • Gmail, czyli poczta z zaawansowanymi funkcjami filtrowania wiadomości czy szablonowymi odpowiedziami;
  • Kalendarz w chmurze;
  • Google Drive, czyli 5 GB przestrzeni na Twoje dane oraz darmowy pakiet aplikacji biurowych: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji.

Darmowe rozwiązanie ma jednak dwie wady. Po pierwsze, musisz mieć adres z końcówką @gmail.com – mało to profesjonalne. Zwłaszcza, że masz pewnie własną domenę typu mojafirma.pl. Po drugie, ciężko to rozwiązanie stosować kiedy masz wielu pracowników. Rozwiązanie? Google Apps dla firm. Wszystko to, co opisałem powyżej we własnej domenie. Cena? 4 EUR miesięcznie za użytkownika. W przypadku małej firmy naprawdę warto.

Księgowość w chmurze

Możesz zatrudnić zewnętrzne biuro księgowe, do którego wozisz papierki co miesiąc, a do tego i tak musisz kupić program do wystawiania faktur. Albo… możesz mieć wszystko w jednym miejscu, z dostępem przez przeglądarkę internetową. Usługi, którym możesz się przyjrzeć to:

Jak założyć sklep internetowy?

Jeżeli na poważnie myślisz o e-commerce, masz trzy drogi. Pierwsza (domyślnie wybierana przez wielu małych przedsiębiorców) to gotowy silnik sklepu na własnym serwerze czyli tzw. rozwiązanie „pudełkowe”. Kupujesz gotowca, instalujesz go u siebie i zaczynasz sprzedawać. Przedsiębiorcy, z którymi rozmawiam mówią, że decydują się na takie rozwiązanie… z oszczędności. Płacisz raz, instalujesz, sprzedajesz. Nic bardziej mylnego. Pojawiają się tu dwa problemy.

Po pierwsze, ludzie początkujący w e-commerce nie zawsze wiedzą, czego oczekiwać od sklepu. Wyobrażają sobie produkt, który pozwala stworzyć klientowi koszyk i zapłacić. Nie myślą o integracji z Allegro, z porównywarkami cen czy własnym programem finansowo-księgowym. O integracji z różnymi formami płatności, współpracy z firmami kurierskimi… Po prostu chcą mieć coś, co pozwoli „zamówić przez internet”. Taki sklep jest mało efektywny, bo zakłada, że ludzie będą znali Twoją firmę, wejdą na stronę i będą kupować. A tymczasem klienci mają inne przyzwyczajenia.

Po drugie w końcu, e-commerce się zmienia. Nawet jeśli sklep ma integrację z Allegro czy porównywarką cen, ci ostatni mogą zmienić coś w swoich ustawieniach. Sklep, który jest rozwiązaniem pudełkowym… przestaje działać. I albo dokupisz aktualizację, albo zostajesz z ręką w nocniku. Oszczędność, która w dłuższej perspektywie jest złudna.

Druga droga to sklep pisany na zamówienie. Tak jak w przypadku witryny internetowej, dla przedsiębiorcy ważniejsze od użyteczności jest to, że rozwiązanie jest pisane specjalnie dla niego. Błąd. I to kosztowny. Sklep pisany na zamówienie oznacza związanie się z firmą, która go stworzyła na dobre i na złe, bo mało kto zgodzi się za rozsądną cenę poprawiać i rozwijać taki sklep. A poprawiać i rozwijać trzeba.

Trzecia droga, której polecałbym się przyjrzeć, to sklep w modelu SaaS (ang. Software as a Service). Tutaj płacisz miesięczny abonament za dostęp do najnowszej wersji sklepu a ludzie odpowiedzialni za jego rozwój dbają, by integracje działały, podsuwają umowy z firmami kurierskimi itp. Inwestujesz raz na początku w zainstalowanie i skonfigurowanie sklepu, potem płacisz co miesiąc a wysokość abonamentu zależy od tego, czy sprzedajesz. Jeśli Ci nie idzie, „wyciągasz wtyczkę”.

Dlaczego uważam, że trzeci model jest najlepszy dla niedoświadczonego przedsiębiorcy? W pierwszych dwóch modelach Twoi wykonawcy (którzy lepiej do Ciebie znają się na razie na e-commerce) biorą pieniądze i… nie obchodzi ich, co będzie dalej. W trzecim modelu firmy SaaS zarabiają, kiedy Twoja sprzedaż rośnie. Więc są żywotnie zainteresowani rozwijaniem Ciebie jako sprzedawcy. Z takimi ludźmi trzeba pracować.

Dwie firmy, które możesz sprawdzić (żeby była jasność: obie były moimi klientami, więc doskonale ich znam):

Jak wysyłać oferty i newslettery?

E-mail jest jedną z najtańszych i nadal najbardziej efektywnych form przekazywania informacji o Twoich produktach i usługach. Jednak spamowanie Twoich klientów na pewno nie przyniesie Ci więcej zleceń. Komunikuj się mailem z głową.

Po pierwsze, pozwól ludziom, którzy lądują na Twojej stronie na zapisanie się na newsletter. Pamiętaj: klient kupuje od Ciebie wtedy, kiedy chce kupić, nie wtedy, kiedy Ty chcesz mu sprzedać. Zatem stała komunikacja za pomocą ciekawych i angażujących newsletterów (raz w miesiącu na przykład) jest świetnym sposobem na niemal darmową reklamę. Pod warunkiem, że klient się na taki newsletter zapisał i może się w każdej chwili wypisać.

Obsługa tego procesu (zapisywanie, wypisywanie) jest żmudna i da się zautomatyzować za pomocą odpowiednich narzędzi. Dwa, które z czystym sumieniem mogę polecić to FreshMail i GetResponse. Obu możesz używać do testów bez obaw, małe wysyłki są darmowe.

Wyścig zbrojeń

Same narzędzia oczywiście nie zapewnią Ci przewagi na rynku. Ale jeśli będziesz robić to samo, co inni, wkładając w to tyle samo wysiłku, ale przy użyciu lepszych narzędzi… ani się obejrzysz, a będziesz już na czele wyścigu. Powodzenia!